1. Mở đầu: Tái cấu trúc tổ chức là gì?
Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi những giai đoạn phải rà soát lại toàn bộ hệ thống để điều chỉnh cho phù hợp với thực tế vận hành và định hướng chiến lược. Một trong những hoạt động cốt lõi và có ảnh hưởng sâu rộng đến toàn tổ chức chính là tái cấu trúc. Đây không phải là việc đơn thuần thay đổi vài vị trí hay luân chuyển nhân sự, mà là quá trình thiết kế lại cấu trúc doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính đồng bộ giữa chiến lược kinh doanh và cách tổ chức bộ máy thực thi.
Tái cấu trúc tổ chức có thể diễn ra ở nhiều cấp độ. Có doanh nghiệp chỉ cần điều chỉnh một số chức năng nội bộ, cũng có doanh nghiệp phải tái định hình lại toàn bộ cơ cấu từ trên xuống. Điểm chung là tái cấu trúc luôn hướng đến việc tinh gọn – rõ ràng – hiệu quả hơn, thay vì để các bộ phận hoạt động rời rạc, thiếu kết nối hoặc chồng chéo trách nhiệm.
Theo báo cáo của McKinsey & Company (2022), 70% doanh nghiệp áp dụng tái cấu trúc tổ chức thành công cho biết họ đã tăng hiệu suất tổng thể trong vòng 12 tháng. Điều đó cho thấy rằng, việc đầu tư nghiêm túc vào cấu trúc tổ chức có thể mang lại tác động lớn đến khả năng cạnh tranh dài hạn.
2. Tại sao doanh nghiệp cần tái cấu trúc?
Thực tế từ quá trình tư vấn của HRNOCA cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp khi đến giai đoạn tăng trưởng mạnh đã bắt đầu xuất hiện các vấn đề nội tại nghiêm trọng mà nguyên nhân cốt lõi xuất phát từ việc cấu trúc tổ chức không còn phù hợp.
Một ví dụ điển hình là các doanh nghiệp chuyển từ giai đoạn khởi nghiệp sang quy mô trung bình. Khi quy mô còn nhỏ, mọi việc có thể xoay quanh 1–2 cá nhân chủ chốt, nhưng khi bộ máy phát triển, nhân sự tăng lên, số lượng phòng ban nhiều hơn, việc thiếu một hệ thống phân quyền – phối hợp – kiểm soát rõ ràng sẽ khiến mọi thứ nhanh chóng rơi vào trạng thái quá tải, lộn xộn.
Tái cấu trúc tổ chức giúp doanh nghiệp giải quyết tận gốc những vấn đề trên. Thay vì sửa chữa tạm thời từng vị trí, việc tái cấu trúc giúp định nghĩa lại vai trò từng bộ phận, thiết lập luồng công việc hiệu quả hơn và loại bỏ những điểm nghẽn tổ chức đang làm giảm hiệu suất tổng thể.
Có nhiều yếu tố từ môi trường bên ngoài buộc doanh nghiệp phải tái cấu trúc, như thay đổi thị trường, công nghệ mới, chiến lược mở rộng hoặc chuyển đổi số. Một nghiên cứu của Deloitte (2021) chỉ ra rằng 85% doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số đều phải tái cấu trúc lại tổ chức để phù hợp với mô hình mới.
3. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần tái cấu trúc
Không ít doanh nghiệp tìm đến HRNOCA trong tình trạng đã “quá muộn” – khi đội ngũ rối loạn, nhân sự chủ chốt nghỉ việc, hoặc chi phí vận hành tăng nhưng hiệu quả thì đi xuống. Điều đáng nói là các tín hiệu cảnh báo đã xuất hiện từ trước đó khá lâu, nhưng chưa được nhận diện đúng hoặc bị bỏ qua.
Một trong những dấu hiệu phổ biến là công việc bị trùng lặp hoặc bị bỏ sót. Khi không có sự phân định rạch ròi giữa các vị trí và phòng ban, sẽ xảy ra tình trạng “nhiều người làm một việc” hoặc “việc quan trọng không ai chịu trách nhiệm”. Điều này không chỉ làm giảm năng suất mà còn gây ra mâu thuẫn nội bộ.
Khi nhân sự mơ hồ về vai trò và trách nhiệm của mình, họ sẽ không chủ động trong công việc. Điều đó dẫn đến xu hướng trốn tránh trách nhiệm hoặc đổ lỗi cho nhau. Môi trường làm việc như vậy khiến động lực làm việc giảm sút, đặc biệt với những người giỏi, họ sẽ nhanh chóng rời đi.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý khi các phòng ban phối hợp kém hiệu quả, có biểu hiện xung đột lợi ích hoặc hoạt động không liên thông. Một hệ thống tốt là khi các bộ phận có thể làm việc nhịp nhàng, hỗ trợ nhau hướng đến mục tiêu chung – nếu không đạt được điều này, cấu trúc tổ chức cần được xem lại.
Khi các quyết định trong doanh nghiệp thường xuyên bị chậm trễ, do phụ thuộc vào nhiều cấp duyệt hoặc không rõ ai là người có quyền quyết định cuối cùng, đó là dấu hiệu của mô hình quản lý không hiệu quả. Một nghiên cứu từ Harvard Business Review (2020) cho biết: “Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức minh bạch và phân quyền rõ ràng đưa ra quyết định nhanh hơn 35% và hiệu quả hơn 25% so với nhóm còn lại.”
4. Những sai lầm thường gặp khi tái cấu trúc tổ chức
Tái cấu trúc là một quá trình phức tạp, đòi hỏi tầm nhìn chiến lược và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng “tái cấu trúc hình thức” – tức là thay đổi sơ đồ tổ chức, đổi tên phòng ban, luân chuyển vài vị trí, nhưng bản chất hệ thống không thay đổi.
Một sai lầm phổ biến là thực hiện tái cấu trúc theo phong trào. Doanh nghiệp thấy đối thủ hoặc các công ty khác làm, liền áp dụng theo mà không xuất phát từ vấn đề nội tại của mình. Điều này dẫn đến sự rập khuôn, không hiệu quả và gây ra sự mệt mỏi trong nội bộ.
Sai lầm khác là thiếu kết nối giữa tái cấu trúc và chiến lược dài hạn. Nếu việc tái cấu trúc không được gắn liền với mục tiêu tăng trưởng, mở rộng hoặc chuyển hướng chiến lược, thì các thay đổi chỉ mang tính kỹ thuật và dễ bị phá vỡ sau thời gian ngắn.
Việc bỏ qua yếu tố con người là nguyên nhân hàng đầu khiến tái cấu trúc thất bại. Theo khảo sát từ PwC (2023), 62% dự án tái cấu trúc thất bại phần lớn do thiếu gắn kết nội bộ và truyền thông kém.
Nhiều doanh nghiệp nóng vội triển khai tái cấu trúc mà không có lộ trình cụ thể. Sự thay đổi quá nhanh, thiếu thông tin, không có bước đệm chuyển tiếp sẽ làm mất kiểm soát và rối loạn tạm thời toàn bộ hệ thống.
Rất nguy hiểm là xem tái cấu trúc là một lần duy nhất. Trên thực tế, đây là quá trình linh hoạt và cần được rà soát, điều chỉnh liên tục. Doanh nghiệp cần duy trì tinh thần “liên tục hoàn thiện” thay vì nghĩ rằng đã tái cấu trúc xong là xong mãi mãi.
5. Lộ trình tái cấu trúc hiệu quả: Kinh nghiệm từ HRNOCA
Dựa trên hàng chục dự án tư vấn tái cấu trúc thực tế, HRNOCA đã đúc kết một lộ trình hiệu quả, gồm 5 bước chính. Mỗi bước đều cần thời gian, sự đồng thuận và phối hợp chặt chẽ giữa tư vấn và ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Bước đầu tiên là đánh giá thực trạng tổ chức. Đây là giai đoạn cần sự trung thực và dữ liệu khách quan. Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hệ thống: cơ cấu tổ chức, luồng công việc, chức năng từng phòng ban, vai trò của từng vị trí, hiệu suất vận hành, chi phí nhân sự, cũng như các xung đột đang tồn tại.
Bước thứ hai là thiết kế lại cấu trúc tổ chức. Dựa trên phân tích thực trạng và định hướng chiến lược, doanh nghiệp sẽ cùng chuyên gia tư vấn vẽ lại sơ đồ tổ chức, định nghĩa rõ chức năng từng bộ phận, chuẩn hoá quy trình phối hợp và xác lập vai trò quản lý phù hợp.
Bước thứ ba là kết nối giữa chiến lược và hệ thống. Việc thay đổi sơ đồ tổ chức không đủ nếu không đi kèm với điều chỉnh hệ thống quản trị: KPI, quy chế hoạt động, cơ chế thưởng – phạt, lộ trình thăng tiến và các công cụ đo lường hiệu suất.
Bước thứ tư là truyền thông nội bộ và triển khai thay đổi. Đây là giai đoạn quan trọng nhất để tạo sự đồng thuận và hạn chế phản kháng. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi họp giải thích rõ lý do, cách thức triển khai, đồng thời huấn luyện đội ngũ quản lý trung gian để dẫn dắt sự thay đổi.
Bước thứ năm là đánh giá và điều chỉnh. Sau khi tái cấu trúc được áp dụng, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi hiệu quả, đo lường chỉ số vận hành và lấy ý kiến phản hồi của nhân sự để điều chỉnh phù hợp.
6. Kết luận: Tái cấu trúc để phát triển bền vững
Tái cấu trúc tổ chức không phải là lựa chọn dành riêng cho các doanh nghiệp lớn, mà là bước đi cần thiết đối với mọi tổ chức muốn phát triển bài bản và bền vững. Cấu trúc phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu suất và giữ chân nhân sự chiến lược.
Quan trọng hơn, việc tái cấu trúc nên được thực hiện khi doanh nghiệp còn đang trong giai đoạn ổn định, chưa rơi vào khủng hoảng. Sự chủ động luôn mang lại lợi thế hơn là chờ đến khi hệ thống “vỡ trận” mới bắt đầu sửa chữa.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cảm thấy rối trong cách tổ chức, khó khăn trong phối hợp, hoặc chưa thực sự tối ưu về vận hành – hãy cân nhắc việc tái cấu trúc như một giải pháp dài hạn, đồng hành cùng sự trưởng thành của chính mình. HRNOCA – Đối tác đồng hành trong tư vấn cấu trúc và xây dựng hệ thống doanh nghiệp hiệu quả.
Hãy cùng HRNOCA kết nối để xây dựng một thị trường lao động chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả hơn.
Tham gia cộng đồng Job 360 tại: https://www.facebook.com/groups/hrnocajob360
Liên hệ với HRNOCA:
Hotline: 0981 642 346
Website: www.hrnoca.vn
Email: info@hrnoca.com